Define qué significa completa
Antes de automatizar una aprobación, acuerda la información necesaria para revisarla. Puede incluir propósito, importe, moneda, centro de costo y evidencia pertinente, según las reglas de la empresa. Distingue campos obligatorios de información útil. Un formulario extenso que nadie entiende puede trasladar el problema en lugar de resolverlo.
Devuelve preguntas específicas
Si falta información, identifica el dato y explica qué debe aportar el solicitante. Conserva la relación entre la pregunta y la solicitud original. Evita iniciar un nuevo hilo por cada aclaración. El estado debe permitir distinguir una solicitud incompleta de una que ya espera la decisión de un aprobador.
Separa preparación, aprobación y pago
Un asistente puede preparar un resumen o señalar información faltante. Eso no equivale a autorizar el gasto. Define quién aprueba, qué se registra y cómo se conecta la decisión con el sistema financiero. En ai², estas capacidades se pueden desarrollar con permisos y límites acordados. Los criterios contables y fiscales requieren validación por especialistas de la empresa.